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Automatizar en pasos

Imagina que tienes a una nueva persona en el equipo, y le estás mostrando los detalles de las tareas que van a poder hacer. Para que la nueva contratación se familiarice con los procedimientos, le mostrarías ejemplos de los documentos que el proceso ocupa, cuál es el contenido que tienen que buscar dentro los documentos, y, posiblemente, cuáles decisiones tendrá que tomar en relación con la información disponible, ya sea sobre esos documentos o tomando en cuenta otras fuentes. También, le llevarías por los pasos del trabajo. Muchas veces, el trabajo está enfocado en procedimientos, y es necesario realizar validaciones para completar el proceso. Puede involucrar la transferencia de información a otras personas o departamentos, y éstas requieren visibilidad de documentos o información.

Ahora, imagina que al lado de la nueva persona, Kina realice algunas o todas los procesos de información. Si una tarea requiere revisión, validación, comparación, enrutamiento, envío por correo electrónico o almacenamiento de documentos y datos, Kina puede ayudar con estos pasos, liberando a los seres humanos para realizar otras tareas no tan facilmente realizadas por máquina.

Una persona sentada en un escritorio recibe documentos para revisar y tomar decisiones por correo electrónico. De la misma forma, Kina escucha los eventos en su entorno y ejecuta tareas. Por ejemplo, Kina se puede suscribir a una lista de correo electrónico en su organización. Si hay documentos o correos electrónicos que desea que se procesen, puede hacerlo. Cosas que Kina puede hacer por ti:

  1. Estar suscrito a una lista de correo electrónico y archivar, clasificar y almacenar automáticamente los documentos o el correos electrónicos que pertenezcan a combinaciones de personas, eventos, lugares y otros conceptos.
  2. Al llegar, los documentos clave de clientes se pueden procesar extrayendo sus datos se extraen y enviándoles a bases de datos o personas. O bien, los correos electrónicos y las hojas de cálculo se pueden reenviar juntos con la información extraída.
  3. Kina puede tomar facturas entrantes, validar productos entregados con SKU y contra ordenes de compra referenciadas. Luego dirija la información y los documentos al destino correcto y los guarda de forma segura.
  4. Envía alertas al departamento o las personas indicadas para que las revisen, agrega información si es necesario y se la comunicaa Kina para avanzaral siguiente paso.

Es importante resaltar que la automatización no se tiene que levantar con un “big bang”. En su lugar, las tareas pueden automatizarse gradualmente haciendo que Kina realice ciertos pasos. A medida que se sienta cómodo con el funcionamiento de Kina, puede agregar más automatización a través de Kina.

Puedes enviar trabajo a Kina por correo electrónico, mandándolo a una carpeta determinada de su entorno, desde un escáner, o cargándolo directamente a través del navegador o API.

Puedes recibir trabajo de Kina por correo electrónico o en una cola de revisión dentro de Kina, y también puede colocar el trabajo completado en sus carpetas compartidas, Box.com , DropBox y Amazon S3. Box.comDropBox, and Amazon S3.

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